Бухгалтерский учет ведется по следующим книгам:
кассовая книга - учет прихода и расхода наличных денег. По банковским счетам приемные пункты представляют комбинатам только выписки банков;
книга регистрации приемных квитанций - учет прихода от колхозов и совхозов сырья по культурам. Подводимые за каждую пятидневку итоги и нарастающие итоги с начала заготовок урожая текущего года не только облегчают составление бухгалтерской отчетности, взаимосверку с приемщиком-весовщиком и контролером по качеству, но и позволяют в установленные сроки давать точные оперативные сводки о заготовке с начала кампании районному руководству и комбинату;
книга регистрации отвесов - запись (регистрацию) ведет весовщик;
журнал регистрации принятых партий сырья (журнал лабораторных анализов). Анализы отгружаемых и выдаваемых на месте партий семян необходимо записывать на особо выделенных страницах;
книги складского качественного учета раздельно по приходу и расходу каждой культуры. Записи по приходу и расходу ведут по каждому складу и каждой культуре в отдельности.
Книга складского качественного учета объединяет количественный учет сырья по фактической массе с качественным учетом тех же партий. В книге против каждой принятой или отгруженной партии проставляют абсолютную массу влаги и абсолютную массу сорной примеси.
Книга складского учета позволяет точно определить средний процент влажности и сорности всего принятого, отгруженного или оставшегося сырья, что необходимо при зачистке отдельных складов и приемного пункта в целом.
Учет по книге дает обоснованный материал для оценки законности выявленных при инвентаризации недостатков или излишков сырья по каждому складу и приемному пункту в целом.
В книге складского учета по расходу на установленные отчетные даты надлежит выводить остатки сырья за подписями заведующего пунктом, счетовода, контролера по качеству и весовщика-приемщика.
Кассовую книгу и книгу регистрации приемных квитанций ведет счетовод заготовительного пункта.
Книгу регистрации отвесов ведет приемщик-весовщик и ежедневно сверяет ее со счетоводом.
Лабораторный журнал анализов и книги складского качественного учета ведет контролер по качеству под наблюдением счетовода. Журнал и книги сверяют каждую пятидневку. Кроме того, счетовод ведет книгу учета тары, инвентаря, материалов и учетные карточки по каждому хозяйству по выполнению им обязательств по сдаче сырья и возврату авансов.
Приемные пункты в сроки, установленные комбинатом, представляют отчеты по форме № 11 о приходе и расходе сырья. К отчету прилагаются за отчетный период копии записей по книге регистрации приемных квитанций, заполняемые под копирку, с приложением подлинников приемных квитанций, отвесов, анализов и накладных колхозов или совхозов.
Все расходные документы за отчетный период должны быть перечислены на обороте отчета.
Отгрузочные документы - железнодорожные квитанции, квитанции пароходства и акты сдачи на месте после их записи на обороте отчета - высылают комбинату в течение суток.
Статистическую отчетность по установленной форме приемные пункты составляют в полном соответствии с записями в книгах регистрации приемных квитанций и складского учета и высылают точно в установленные сроки.
Приемный пункт, принимающий сырье от сдатчиков нескольких районов, обязан в сроки, установленные комбинатом, высылать госинспектору по заготовкам копии записей по книге регистрации приемных квитанций по всем партиям сырья, поступившим за отчетный период от колхозов и совхозов данного района. В таких случаях в книге регистрации приемных квитанций под копирку закладывают три экземпляра.
Копии регистрации приемных квитанций позволяют инспектору по заготовкам своевременно производить разноску по учетным карточкам хозяйств и контролировать тем самым ход выполнения каждым хозяйством своих обязательств по сдаче сырья и возврату аванса.
Для учета оборудования, инвентаря, материалов, брезентов и тары на приемных пунктах ведется отдельная книга. В этой книге для учета оборотов по каждому наименованию материала, инвентаря и тары открывают лицевые счета.